1. ٹکڑے ٹکڑے کرنا (ٹکڑے ٹکڑے کرنا)
کیا ٹکڑے ٹکڑے کر رہا ہے؟
ٹکڑے ٹکڑے کرنا (جسے ٹکڑے ٹکڑے بھی کہا جاتا ہے) میں ایک ٹکڑے ٹکڑے کرنے والی فلم میں دستاویزات رکھنا اور پھر گرمی کے ل a ایک لیمینیٹر کا استعمال کرنا اور انہیں ایک ساتھ دبانے ، فلم کے اندر کاغذ کو "سیل" کرنا شامل ہے۔ یہ طریقہ واٹر پروف ، شیکن - ثبوت ، اور آنسو - مزاحم ہے۔
مناسب دستاویز کی اقسام:
سرٹیفکیٹ ، ایوارڈز
ملازم کارڈز ، کام کے اجازت نامے
مینوز ، تربیتی مواد
فوائد:
واٹر پروف ، داغ - مزاحم ، اور فولڈ - مزاحم
مضبوط ، زیادہ بہتر ظاہری شکل
کم لاگت اور استعمال میں آسان
2. فائل فولڈرز اور فائل منتظمین
فائل فولڈر کی بہت سی قسمیں ہیں:
دو - رنگ بائنڈرز / تین - رنگ بائنڈرز
زپ لاک بیگ
فائل منتظمین داخل کریں
مناسب دستاویز کی اقسام:
رپورٹس ، معاہدے ، قواعد و ضوابط
پروجیکٹ میٹریل ، میٹنگ منٹ
A4 کاغذی دستاویزات کی تمام قسمیں
فوائد:
واضح درجہ بندی اور آسان فائلنگ
دوبارہ استعمال کے قابل
سستی لاگت اور مختلف قسم کے شیلیوں
3. الیکٹرانک اسکیننگ اور بیک اپ
طریقہ کی تفصیل:
کاغذی دستاویزات کو الیکٹرانک ورژن میں تبدیل کرنے اور انہیں کلاؤڈ سروس ، USB ڈرائیو ، یا کمپنی سرور میں محفوظ کرنے کے لئے اسکینر یا کیمرا استعمال کریں۔ تجویز کردہ مجموعہ:
دوہری کاغذ اور الیکٹرانک اسٹوریج
خفیہ کردہ کمپریسڈ فائلیں ، رسائی کنٹرول
فوائد:
نقصان اور نقصان کو روکتا ہے
تلاش کرنے اور بانٹنے میں آسان
کاغذ کی جگہ کی بچت
4. واٹر پروف فائل بیگ/فائر پروف بیگ
مناسب:
چلتے پھرتے اہم دستاویزات لے جانا
طویل - اصطلاح دستاویزات کو ذخیرہ کرنا
فوائد:
واٹر پروف اور فائر پروف مواد
مضبوط زپ مہر
کچھ اضافی سیکیورٹی کے لئے مجموعہ تالے کے ساتھ
5. مہر بند فائل بیگ/بکس
استعمال:
بھاری یا ملٹی - درجہ بندی دستاویزات ، جیسے معاہدوں ، کلائنٹ دستاویزات ، اور اہلکاروں کی فائلوں کو ذخیرہ کرنے کے لئے موزوں ہے۔
خصوصیات:
بڑی صلاحیت
لیبل لگا کر درجہ بندی کیا جاسکتا ہے
مختلف مواد: کاغذ ، پلاسٹک ، آکسفورڈ کپڑا ، وغیرہ۔
6. خفیہ دستاویزات کو ختم کرنا
دستاویزات کی حفاظت کے علاوہ ، یہ بھی ضروری ہے کہ ان کو محفوظ طریقے سے تباہ کرنے کا طریقہ سیکھیں۔ خفیہ یا نجی کمپنی کے دستاویزات کو لاپرواہی سے ضائع نہیں کیا جانا چاہئے۔ انہیں کٹوا دیا جانا چاہئے۔